Privacyverklaring

Wie doet wat

De hovenier die boekt.online gebruikt bepaalt waarom persoonsgegevens worden verwerkt en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. De exploitant van boekt.online verwerkt die gegevens in opdracht van de hovenier en is verwerker. Vragen of verzoeken over persoonsgegevens lopen daarom via de beheerder van de organisatie.

Welke gegevens worden verwerkt

boekt.online verwerkt gegevens van gebruikers en organisaties, waaronder namen, e-mailadressen, bedrijfs- en contactgegevens en accountinstellingen. Van opdrachtgevers worden onder meer naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer verwerkt.

Voor de uitvoering van het werk worden projecten, urenregistraties, tijdsblokken, opmerkingen, materialen en foto's bij een urenregistratie opgeslagen. Voor de facturatie worden facturen, factuurregels, bedragen en koppelinformatie met de boekhouding verwerkt.

Daarnaast houdt het platform drie logboeken bij: wanneer een platformbeheerder heeft meegekeken, welke verzoeken er via de API binnenkwamen, en welke handelingen er richting de boekhouding gingen.

Zet een organisatie de locatie bij de timer aan, dan legt boekt.online bij Start, Pauze, Hervat en Klaar van de timer vast waar de telefoon is: de coördinaten, hoe precies die zijn en het tijdstip, of de reden waarom er geen locatie was. De werknemer ziet vooraf dat dit aan staat. De locatie is te zien bij de tijdregistratie, voor de werknemer zelf en voor de organisatie.

Waarom deze gegevens nodig zijn

De gegevens worden gebruikt om accounts en organisaties te beheren, werk en materialen te registreren, projecten te volgen, facturen te maken, gegevens met de ingestelde boekhouding uit te wisselen, e-mail te versturen, koppelingen te beveiligen en fouten of misbruik te kunnen onderzoeken.

De locatie bij de timer, als de organisatie die aanzet, dient om achteraf te kunnen nagaan waar er gewerkt is, bijvoorbeeld bij een vraag over een factuur.

Meekijken door de platformbeheerder

De platformbeheerder kan voor ondersteuning en controle meekijken in een organisatie. Deze toegang is alleen-lezen: tijdens het meekijken kunnen geen gegevens worden aangemaakt of gewijzigd. Iedere bekeken rubriek wordt met de platformbeheerder, organisatie, gekozen gebruiker en het moment vastgelegd in een leesbaar inzagelogboek.

Subverwerkers

NovaCloud verzorgt de server in Duitsland. Cloudflare verwerkt het internetverkeer en verzorgt het certificaat. Brevo verwerkt de gegevens die nodig zijn om uitnodigingen, wachtwoordberichten en andere e-mail van boekt.online te versturen.

PDOK (de Publieke Dienstverlening Op de Kaart van de Nederlandse overheid) krijgt alleen de coördinaten van een timerlocatie, zonder naam of andere gegevens, en geeft er een adres voor terug.

Hoe lang gegevens blijven staan

De gegevens van een organisatie blijven staan zolang die organisatie in boekt.online bestaat. Er is geen algemene automatische opruimtaak voor organisaties, gebruikers, opdrachtgevers, projecten, uren, materialen, facturen, foto's, inzagelogboeken of boekhoudlogboeken. Uitzonderingen zijn de technische API-verzoeklogs, die na 90 dagen worden verwijderd, en de locaties bij de timer: die worden gewist na de bewaartermijn die de organisatie kiest (3, 6 of 12 maanden, of zolang de tijdregistratie bestaat). Een locatie van een timer die nooit als registratie is opgeslagen, wordt na twee dagen gewist.

Inzien, corrigeren en verwijderen

boekt.online heeft geen route waarmee een organisatie zichzelf en alle bijbehorende gegevens verwijdert. Een verzoek om gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen loopt via de beheerder van de organisatie. Die kan het verzoek zo nodig doorzetten naar de platformbeheerder.

Beveiliging

Toegang is gekoppeld aan persoonlijke accounts en rollen. Platformbeheer vraagt om tweestapsverificatie. Geheime sleutels en boekhoudtokens worden versleuteld opgeslagen, en inzage door de platformbeheerder is beperkt tot alleen-lezen en wordt gelogd.